Wewnętrzna Polityka Ochrony Sygnalistów

Wstęp

Celem wewnętrznej polityki ochrony sygnalistów jest zapewnienie, aby każda osoba mająca uzasadnione podejrzenia naruszenia prawa w organizacji mogła bezpiecznie zgłosić te naruszenia. Sygnalista, w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy, to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą.

Definicje

Zgodnie z ustawą, sygnalista (art. 4 ust. 1) to każda osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, czy też współpracująca z organizacją w inny sposób. Obejmuje to także wolontariuszy, praktykantów oraz osoby działające na rzecz organizacji w innych formach. Kluczowe jest, że każdy sygnalista podlega ochronie na mocy ustawy od momentu zgłoszenia, zgodnie z art. 6.

Procedura zgłaszania

Każda organizacja powinna zapewnić odpowiednie kanały do zgłaszania nieprawidłowości. Zgodnie z art. 25 ustawy, zgłoszenia mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie, w tym za pomocą formularzy elektronicznych lub specjalnych linii telefonicznych. Ustawa wymaga również, aby zgłoszenia mogły być składane anonimowo (art. 7 ust. 1). Organizacja jest zobowiązana do potwierdzenia otrzymania zgłoszenia w terminie 7 dni (art. 25 ust. 1 pkt 5) oraz podjęcia działań następczych w ciągu 3 miesięcy od zgłoszenia (art. 25 ust. 1 pkt 7).

Kto może być sygnalistą

Zgodnie z art. 4 ust. 1, sygnalistą może być każda osoba, która działa w kontekście związanym z pracą, co obejmuje pracowników, wolontariuszy, kontrahentów, a nawet osoby, które nie są bezpośrednio związane z organizacją, ale mają wiedzę o jej działalności. Ważne jest, aby ochrona obejmowała wszystkie te osoby, zgodnie z art. 21 ustawy, który rozszerza ochronę również na osoby pomagające w zgłoszeniu lub osoby powiązane z sygnalistą.

Ochrona sygnalisty przed odwetem

Sygnalista korzysta z ochrony prawnej przed wszelkimi działaniami odwetowymi, co jest jasno określone w art. 11 ustawy. Działania odwetowe, takie jak zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmiana zakresu obowiązków lub inne formy dyskryminacji, są zabronione. Pracodawca ma obowiązek wykazać, że podjęte wobec sygnalisty działania nie są działaniami odwetowymi (art. 12 ust. 3). W przypadku naruszenia tych praw, sygnalista ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia (art. 14).

Ochrona danych

Dane osobowe sygnalistów muszą być przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, jak przewiduje art. 8 ustawy. Sygnaliści mogą pozostawać anonimowi, a ich tożsamość nie może być ujawniona bez ich zgody, chyba że wymagają tego przepisy prawa, np. w toku postępowania wyjaśniającego. Przetwarzanie danych sygnalistów powinno być ograniczone do niezbędnego minimum i ściśle kontrolowane (art. 27).

Kontakty

Organizacja powinna wyznaczyć osobę lub jednostkę odpowiedzialną za zarządzanie procesem zgłaszania i ochrony sygnalistów. Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 1, powinien zostać wyznaczony odpowiedni organ lub osoba w strukturze organizacyjnej, odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze. Sygnaliści muszą mieć także dostęp do jasnych i zrozumiałych informacji na temat procedur zgłaszania, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych (art. 25 ust. 1 pkt 8).

Przegląd polityki

Wewnętrzna polityka ochrony sygnalistów powinna być regularnie przeglądana i aktualizowana. Organizacja powinna wskazać, jak często polityka będzie rewidowana, aby dostosować ją do zmieniających się przepisów prawnych i wewnętrznych potrzeb organizacji. Art. 24 ust. 1 ustawy wskazuje, że procedury powinny być ustalone w konsultacji z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi.

Zatwierdzenie i data wejścia w życie

Ważne jest, aby polityka została zatwierdzona przez odpowiedni organ zarządzający organizacji. Polityka powinna wejść w życie po podaniu jej do wiadomości pracownikom, a sygnaliści powinni być poinformowani o nowych zasadach i okresie przejściowym (art. 24 ust. 5).

Podsumowanie

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, każda organizacja zatrudniająca co najmniej 50 pracowników musi ustanowić wewnętrzne procedury ochrony sygnalistów, które będą chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi oraz zapewniać poufność i bezpieczeństwo ich danych.

Mamy nadzieję, że nasza wzorcowa polityka okazała się dla Państwa pomocna. W razie pytań prosimy o kontakt z naszymi specjalistami pod adresem e-mail: kontakt@chcetozglosic.pl.