Ustawa o ochronie sygnalistów – pułapka na Gminy i Powiaty do 10 000 mieszkańców
Z dniem 25 grudnia br. w życie wchodzą przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych wynikające z Rozdziału 4 ustawy o ochronie sygnalistów. W wielu gminach i powiatach o liczbie mieszkańców poniżej 10 000, osoby decyzyjne uznały, że Artykuł 23 ust. 5 ustawy zwalnia je z obowiązku wdrożenia wewnętrznego systemu powiadomień. Tymczasem okazuje się, że mimo tego zapisu, ustawa nie ominie tych jednostek samorządowych, choć jej implementacja w ich przypadku nastąpi nieco później.
Przeprowadzone badania i wnioski
W przeprowadzonej kwetendzie wśród małych gmin i powiatów zauważono powszechne przekonanie, że art. 23 ust. 5 ustawy, zwalniający podmioty publiczne z wewnętrznego systemu powiadomień, odnosi się do wszystkich zapisów ustawy. W rzeczywistości jednak, wdrożenie kanałów zgłoszeń zewnętrznych jest nieuniknione. Warto podkreślić, że te regulacje są bardziej skomplikowane niż wewnętrzne systemy, co może oznaczać dla mniejszych jednostek duże wyzwanie organizacyjne i technologiczne.
Zewnętrzny system zgłoszeń – więcej wymagań
Art. 42 ust. 1 pkt 1 precyzuje, że kanały komunikacyjne wykorzystywane do zgłoszeń zewnętrznych muszą być niezależne od tych, które są używane na co dzień przez organy publiczne. Oznacza to, że:
- Adres e-mail dla zgłoszeń sygnalistów nie może być jednym z adresów gminnych.
- Numer telefonu do zgłoszeń nie może być jednym z numerów wewnętrznych urzędu.
Wymóg ten ma na celu zapewnienie pełnej poufności i ochrony danych sygnalisty. Kanały te muszą gwarantować, że tożsamość osoby zgłaszającej oraz innych osób objętych zgłoszeniem będzie odpowiednio chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych.
Kwestie techniczne – szyfrowanie i ochrona danych
Zgodnie z Art. 42 ust. 1 pkt 2, kanały zgłoszeń muszą zapewniać pełną poufność. Wymaga to zastosowania odpowiednich rozwiązań technicznych, takich jak szyfrowanie danych. W tym kontekście, budowa systemu zewnętrznego wymaga stworzenia całkowicie oddzielnej infrastruktury, co dla małych jednostek może być wyzwaniem nie tylko technologicznym, ale również finansowym.
Rozwiązania – outsourcing i podzlecanie usług
Jednym z możliwych rozwiązań dla małych gmin i powiatów jest outsourcing obsługi zgłoszeń. Zakup gotowych rozwiązań od dostawców zewnętrznych może pomóc w spełnieniu wymagań ustawy bez konieczności tworzenia własnej, kosztownej infrastruktury. Jednakże, w przypadku zgłoszeń zewnętrznych, ustawodawca nie przewidział odpowiednika Art. 28 ust. 1, który pozwalałby na podzlecenie obsługi zgłoszeń wewnętrznych.
Podsumowując, ustawa o ochronie sygnalistów, choć początkowo wydawała się nie dotyczyć małych jednostek samorządowych, ostatecznie wprowadza obowiązki, które mogą być trudne do wdrożenia. W szczególności, kanały zgłoszeń zewnętrznych stawiają przed gminami i powiatami szereg wymagań, które należy spełnić, aby dostosować się do przepisów.