Jak skutecznie wdrożyć zewnętrzny kanał zgłoszeniowy zgodnie z ustawą o sygnalistach, ISO 27001 oraz RODO?

Wdrażanie zewnętrznego kanału zgłoszeniowego to proces wymagający nie tylko spełnienia wymogów ustawy o ochronie sygnalistów, ale również zapewnienia zgodności z normami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji, takimi jak ISO 27001 oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych zgodnie z RODO (GDPR). Połączenie tych standardów i przepisów wymaga wielowymiarowego podejścia. W artykule opisujemy kluczowe kroki, które należy podjąć, aby wdrożenie przebiegło zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

1. Zrozumienie wymagań ustawowych i standardów ISO 27001 oraz RODO

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, każdy podmiot publiczny i prywatny musi zapewnić, że zgłoszenia sygnalistów mogą być składane w bezpieczny sposób, który chroni dane zgłaszających. ISO 27001 to międzynarodowa norma dotycząca zarządzania bezpieczeństwem informacji, a RODO reguluje ochronę danych osobowych.

Kluczowe zasady:

• Poufność – Zgodnie z przepisami ustawy oraz RODO, wszelkie dane sygnalistów muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem.
• Integralność danych – ISO 27001 wymaga zapewnienia integralności informacji, co oznacza, że dane sygnalistów muszą być dokładne, pełne i chronione przed nieuprawnionymi zmianami.
• Dostępność – Zgodnie z ISO 27001 i RODO, dane muszą być dostępne tylko dla osób upoważnionych i muszą być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odzyskanie w razie potrzeby.

2. Stworzenie niezależnych kanałów komunikacji zgodnych z ustawą i ISO 27001

Art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o sygnalistach wymaga, aby kanały komunikacyjne wykorzystywane do zgłoszeń były niezależne od tych używanych w codziennej działalności jednostki. W kontekście ISO 27001 oznacza to, że organizacja musi wdrożyć odpowiednie kontrole bezpieczeństwa, aby zapewnić, że kanały komunikacji są bezpieczne i odpowiednio chronione.

Tworzenie niezależnych kanałów komunikacyjnych:

• Dedykowane adresy e-mail, które nie są częścią standardowej domeny urzędu.
• Specjalnie wydzielone linie telefoniczne, które są odseparowane od innych numerów.
• Szyfrowane formularze internetowe z zabezpieczeniami SSL/TLS.

3. Zabezpieczenie danych techniczne i organizacyjne zgodnie z ISO 27001

ISO 27001 wymaga wdrożenia zarówno kontroli technicznych, jak i organizacyjnych w celu ochrony informacji. W kontekście systemu zgłoszeń zewnętrznych oznacza to:

• Szyfrowanie danych: Zarówno podczas przesyłania zgłoszeń, jak i ich przechowywania, dane muszą być szyfrowane w celu zapewnienia poufności.
• Kontrola dostępu: Dostęp do danych sygnalistów musi być ściśle kontrolowany i monitorowany.
• Bezpieczeństwo systemów IT: Serwery, na których przechowywane są zgłoszenia, muszą być chronione przed atakami cybernetycznymi.

4. Szkolenie pracowników i nadzór nad systemem

Zgodnie z ISO 27001, organizacja musi regularnie szkolić swoich pracowników w zakresie bezpieczeństwa informacji. Art. 36 ust. 1-2 ustawy o sygnalistach wymaga, aby zgłoszenia były przyjmowane i obsługiwane zgodnie z określonymi procedurami. RODO również nakłada obowiązek przeszkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

Podsumowanie: Wdrożenie zewnętrznego kanału zgłoszeniowego zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, normą ISO 27001 oraz przepisami RODO wymaga spełnienia szeregu wymogów prawnych i technicznych. Niezależność kanałów komunikacji, odpowiednia ochrona danych oraz zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych to kluczowe elementy tego procesu.