Co powinny zawierać wewnętrzne wytyczne dotyczące ochrony sygnalistów?

Od 17 grudnia 2021 roku obowiązuje Dyrektywa w sprawie ochorny sygnalistów. Każda organizacja, która zatrudnia 50 lub więcej pracowników, powinna przyjąć wewnętrzne zasady ochrony sygnalistów. Przygotowaliśmy dla Państwa kilka punktów, które taki wzorcowy wewnętrzny regulamin ochrony sygnalistów powinien zawierać.

Wewnętrzny regulamin dotyczące ochrony sygnalistów, znane również jako polityka zgłaszania nieprawidłowości, powinny zawierać następujące elementy:

1. Wstęp

• Wyjaśnienie znaczenia zgłaszania nieprawidłowości i dlaczego organizacja wspiera zgłaszanie nieuczciwych praktyk.
• Definicja podstawowych terminów, np. "sygnalista".
• Wyjaśnienie, dlaczego ważne jest, aby chronić sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

2. Procedura zgłaszania

• Sposoby, w jakie sygnaliści mogą przesyłać swoje zgłoszenia (np. aplikacja, wewnętrzny link, adres e-mailowy, formularz internetowy)
• Jaki proces będzie organizacja stosować po otrzymaniu zgłoszenia (np. przetwarzanie, dochodzenie, odpowiedź)
• Gwarancja anonimowości i ochrony sygnalisty przed reperkusjami.

3. Kto może być sygnalistą

• Wyjaśnienie, kto może być sygnalistą (np. pracownicy, klienci, dostawcy, zewnętrzni konsultanci).
• Gwarancja, że każdy sygnalista będzie chroniony przed działaniami odwetowymi bez względu na jego relacje z organizacją.

4. Ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi

• Gwarancja, że żaden sygnalista nie będzie prześladowany ani następnie karany za swoje zgłoszenie.
• Wyjaśnienie, jak organizacja będzie chronić sygnalistę przed reperkusjami (np. anonimowość, ograniczenie dostępu do osobistych danych sygnalisty).

5. Ochrona danych

• Zapewnienie, że wszystkie dane osobowe sygnalistów będą zarządzane zgodnie z prawem o ochronie danych osobowych.
• Zapewnienie, że wszystkie informacje dotyczące zgłaszania będą poufne i że będą udostępniane tylko uprawnionym osobom.

6. Kontakty

• Podanie kontaktów, pod którymi sygnaliści mogą się zwracać w przypadku pytań.
• Podanie nazwiska osoby odpowiedzialnej za zarządzanie polityką zgłaszania nieprawidłowości i koordynację ochrony sygnalistów w organizacji.

7. Rewizja wytycznych

• Określenie, jak często ta polityka będzie podlegać przeglądowi i aktualizacji, aby pozostała aktualna i skuteczna.

8. Zatwierdzenie i data wejścia w życie

• Identyfikacja osoby lub zespołu, który zatwierdza te wytyczne.
• Data wejścia w życie wytycznych i ewentualny okres przejściowy, w trakcie którego sygnaliści będą informowani o nowych wytycznych.
• Upewnienie się, że wszyscy pracownicy i inne zainteresowane strony są poinformowani o nowych wytycznych i wiedzą, jak je stosować w praktyce.